Una vez al año, todas las instituciones chilenas atraviesan un período de matrícula, donde confirman la matrícula de sus estudiantes antiguos para el próximo año, retiran a los estudiantes que han cambiado de institución y matriculan a nuevos estudiantes. Este proceso es muy importante para que la plataforma y la información que se encuentra en el SIGE sean consistentes. En este artículo, explicaré paso a paso cómo lograr el éxito en tu proceso de matrícula en la plataforma Lirmi.
Paso 1: Permisos ¿Quién realiza la matrícula? - Es importante que sepan que en la plataforma, los perfiles que tienen acceso para realizar la matrícula son los perfiles de administrador de la plataforma, administrativo, director y UTP (Unidad Técnico-Pedagógica). Un profesor que tiene solo ese perfil no puede realizar la matrícula. Sin embargo, si los profesores ayudan de alguna manera en este proceso, el administrador puede otorgar acceso para que puedan modificar los datos de los estudiantes en la ficha de estudiante, por ejemplo. Si deseas saber cómo otorgar permisos a los profesores, consulta el siguiente artículo:
Paso 2: Cambio de año - Si te encuentras en el año 2023, deberás pasar a tus estudiantes y profesores a los nuevos cursos de 2024, para ello es obligatorio realizar el cambio de año. Si deseas saber cómo hacerlo, consulta el siguiente artículo:
Configuración: Habilitación de un nuevo año académico.
El proceso de cambio de año estará disponible en la plataforma durante la primera semana de diciembre, y solo en esa fecha estos pasos estarán disponibles para todas las instituciones.
NOTA: Si eres una institución nueva que comenzará con Lirmi en 2024, puedes comunicarte con el soporte de la plataforma para ver si la mejor opción es cargar la Lista SIGE en el año 2023 para realizar el proceso de cambio de año o también tendrás la opción de cargar un archivo de Excel con la información de tus estudiantes por curso. Consulta los dos artículos a continuación:
Matrícula: Cargar lista de estudiantes (Formato SIGE)
¿Cómo matricular mediante la carga de una lista de estudiantes por curso?
Paso 3: Matricular estudiantes nuevos - Una vez que el cambio de año esté listo con los estudiantes antiguos aprobados o reprobados, podrás utilizar el matriculador individual para inscribir a los estudiantes nuevos que llegan a la institución. Si necesitas realizar esta acción, puedes consultar el siguiente artículo:
Matrícula: ¿Cómo matricular a un estudiante?
Paso 4: Fechas - Otro punto importante en la matrícula son las fechas de matrícula y las fechas de ingreso al curso, ya que la plataforma permitirá que el profesor tome asistencia según la fecha de ingreso al curso. Por ejemplo, si la matrícula se realizó el 02/02/2024, pero la fecha de ingreso al curso es el 10/03/2024, la asistencia se desbloqueará para ese estudiante en la fecha 10/03/2024. Consulta el artículo a continuación para saber cómo revisar y editar estas fechas.
Fecha de matrícula y Fecha de ingreso de un estudiante.
Paso 5: Numero de matrícula: Para agregar el número de matrícula de cada estudiante, puedes hacer clic en [Cargar N Matrículas]. Se descargará un archivo de Excel y en ese archivo podrás reorganizar los números de matrícula de manera masiva. Una vez que hayas agregado los números, simplemente guárdalos en el formato correcto y luego cárgalos nuevamente.
Paso 6: Ficha de matricula - Lirmi tiene un formulario de matrícula que permite que el responsable de la institución lo descargue en PDF y que el apoderado lo firme. Los campos de este formulario no son modificables, sin embargo, hay un texto al final del formulario que puede ser ajustado. Lirmi permite crear un texto por nivel de enseñanza. Si deseas saber cómo configurarlo, consulta el artículo a continuación:
Matrícula: Modificar el texto final de la Ficha de matrícula
Paso 7: Actualización de información de los estudiantes: Podrás actualizar los datos de los estudiantes matriculados de dos formas diferentes. Puedes hacerlo de manera individual por estudiante desde la ficha de estudiante o de manera masiva desde la opción de carga masiva. Selecciona una de las opciones y consulta el artículo a continuación:
Libro de clase: Ficha del estudiante
Configuración: Carga masiva de información.
Paso 8: También podrás seguir todas las acciones realizadas en la matrícula y conocer la fecha, hora y el responsable de esa modificación. Para saber cómo realizar este seguimiento, consulta el artículo a continuación:
Registro de Acciones: Matrícula
Paso 9: Por último, si deseas descargar el registro de matrícula con información de todos los estudiantes matriculados, puedes revisar el artículo a continuación: